Новости

Обеспечение сохранности документов, находящихся на хранении, – главная задача, которая стоит перед любым архивом, любого уровня и формы собственности. 
Основная часть документов, находящихся на хранении в КОГБУ «ЦГАКО», - это документы Архивного Фонда РФ, которые находятся в архиве на постоянном хранении.
Перед архивом стоит задача по сохранению культурно-исторического многообразия видов и форм документов, созданных различными учреждениями, физическими и юридическими лицами в разные исторические периоды.
Сложность этой задачи заключается, прежде всего, в том, что никто и никогда не создавал документы специально для «вечного» хранения. Основной материальный носитель большинства документов – это бумага, который недолговечен и разрушается при использовании и с течением времени.
Своевременное выявление документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и принятие своевременных мер для исключения их утраты – это одно из важных направлений деятельности по обеспечению сохранности документов.
В КОГБУ «ЦГАКО» мероприятия по выявлению документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, проводятся в оперативном (в ходе использования архивных документов) и плановом порядке (в ходе проверок наличия и состояния архивных документов).
На сегодняшний день выявлено более 2000 дел (из 2,8 млн. ед. хр.) состояние которых в результате экспертизы было признано угрожающим для их текущего состояния. Дальнейшее использование таких дел приведет к безвозвратной утрате информации, заключенной в поврежденных документах. Поэтому доступ к этим делам в КОГБУ «ЦГАКО» временно ограничен.
Большая часть документов, которые выявлены и поставлены на учет, как документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, – это документы досоветского периода, в числе которых значительную долю составляют метрические книги (Ф. 237 Вятская духовная консистория). Состояние этих документов объясняется условиями их хранения в предшествующий период (в помещении собора) и большой востребованностью среди пользователей архивной информацией. Наиболее распространенными вариантами повреждений среди таких дел являются: механические повреждения большого количества листов в деле, отсутствие целостности переплета дела (россыпь), цементирование дела.
Для возвращения возможности пользователям доступа к информации, заключенной в делах с неудовлетворительным физическим состоянием, архивом намечен план мероприятий по оцифровке и реставрации. Следует отметить, что реставрация довольно кропотливый и затратный по времени путь и не может быть использован для массового и быстрого возврата документов в оборот. Наиболее перспективным представляется путь по созданию электронных образов дел, и дальнейшее изъятие из использования бумажных подлинников документов.
В настоящий момент архив проводит оцифровку с помощью цифровых фотоаппаратов. В июле 2019 года было оборудовано дополнительное рабочее место и принят сотрудник для осуществления работ по оцифровке метрических книг, состояние которых неудовлетворительно.
Архив будет продолжать работу по оцифровке документов и в будущем. Приоритетом для выбора дел, как и сейчас, будет их физическое состояние и востребованность среди пользователей.