Из опыта работы

Об обеспечении сохранности и использовании документов
Второй Всероссийской сельскохозяйственной и поземельной переписи 1917 г.
по Вятской губернии и Всероссийской переписи городского населения 1917 г. 

Вторая Всероссийская сельскохозяйственная и поземельная перепись по Вятской губернии и Всероссийская перепись городского населения проводились в 1917 г. на основании постановления Министра земледелия (по отделу переписи)
№ 1 от 9 мая 1917 г. с целью сбора сведений, необходимых для организации продовольственного снабжения населения и армии в условиях Первой мировой войны (учет рабочих сил сельского населения, скота, посевных площадей), а также для учёта численности городского населения.
Документы переписей 1917 г. по Вятской губернии, а также единичные материалы переписей 1916, 1919, 1920 гг. поступили на хранение в Государственный архив Кировской области в составе фонда Вятского губернского статистического комитета (фонд № 574) в 1940-е гг.
Документы данных переписей, во-первых, являются важнейшим источником для изучения социально-экономического положения населения и развития сельского хозяйства Вятской губернии в переломный период истории Российского государства, когда произошли смена политической системы, модернизация экономики и культуры, а во-вторых, в них содержится ценнейшая информация для генеалогических исследований, истории рода, семьи и отдельных населенных пунктов. Поэтому обеспечение сохранности этих документов – одна из приоритетных задач КОГБУ «ГАКО» в современных условиях.
Наиболее востребованными документы переписей стали с начала 2000-х гг. в связи с возросшим интересом граждан к истории населенных пунктов, рода, семьи. Основная информация содержится в подворных карточках, повладенных ведомостях и поквартирных карточках – специальных бланках, которые заполнялись регистраторами в ходе переписи.
Подворная карточка – специальный бланк, в котором указывалась фамилия, имя, отчество главы семьи, его сословие, национальность, основное занятие; приводились сведения о членах его семьи (без указания имен): отношение к домохозяину (жена (хозяйка), сын, дочь, сноха и др.), пол, возраст, трудоспособность, грамотность, участие в сельскохозяйственных работах; делались отметки о мобилизации в армию или об отсутствии по другим причинам. В карточке содержатся сведения об имущественном положении семьи: количестве пахотной земли и сенокосных угодий, наличие лошадей, скота, сельскохозяйственного инвентаря и т. п.

Повладенная ведомость – составлялась на каждое обособленное земельное владение . В ней указывались: номер квартала, название улицы, номер домовладения, фамилия, имя, отчество домовладельца, перечень квартир с указанием фамилии, имени и отчества квартирантов.

Поквартирная карточка – составлялась на каждое жилое помещение с указанием номера квартала, названия улицы, номера владения и номера квартиры, фамилии домовладельца и имени, отчества и фамилии квартирохозяина или названия учреждения, если помещение занято таковым.

Большая часть этих документов была сосредоточена в описях № 5, 6 фонда Вятского губернского статистического комитета. Дела в описях были систематизированы по уездам и волостям (каждая волость – отдельная единица хранения). Однако описи не могли эффективно использоваться для быстрого и точного поиска необходимой информации т. к.:
 заголовки дел не раскрывали состава и содержания документов;
 большой объем каждой единицы хранения;
 отсутствовала нумерация листов в единицах хранения;
 требовалось уточнение датировки документов.
Возраст бумаги как носителя информации (почти 100 лет) и угасающий текст привели к тому, что часть документов переписи оказалась в плохом физическом состоянии. 

В связи с затрудненным поиском информации, а также в целях обеспечения сохранности документов, в архиве было принято решение о необходимости научно-технической переработки документов переписей, прежде всего, описей № 5 и 6 фонда № 574. Учитывая сложность и большой объем предстоящих работ, до начала переработки был проведен ряд подготовительных мероприятий:
 Документы переписи были закрыты для изучения всеми категориями пользователей (приказ директора от 26 марта 2009 г. № 43);
 Разработано методическое пособие по научно-технической переработке описи № 6 фонда № 574, в котором были намечены основные принципы и порядок проведения работ;
 Разработаны и изготовлены типографским способом специальные конверты определенных форм для разных видов документов переписи;
 Изучена история проведения всероссийских переписей в начале XX в., в том числе первых лет Советской власти;
 Определены исполнители работы. 

Научно-техническая переработка проводилась в течение 6 лет с 2009 г. по 2014 г. В результате составлены 11 новых описей, общее количество единиц хранения – 19504.
Во вновь сформированных описях представлены документы следующих переписей, проводившихся в Вятской губернии в начале XX в.:
1. Первой Всероссийской сельскохозяйственной переписи 1916 г. (подворные карточки по Филипповской волости Вятского уезда);
2. Второй Всероссийской сельскохозяйственной и поземельной переписи 1917 г. (подворные карточки, земельные описания, сводные ведомости по Вятскому, Котельничскому, Малмыжскому, Нолинскому, Орловскому, Слободскому, Уржумскому, Яранскому уездам);
3. Всероссийской переписи городского населения 1917 г. (по городам Вятка, Елабуга, Котельнич, Малмыж, Нолинск, Орлов, Сарапул, Слободской, Царевосанчурск, Яранск);
4. Первой выборочной (10%) сельскохозяйственной переписи крестьянских хозяйств 1919 г. (по Вятскому, Котельничскому, Малмыжскому, Нолинскому, Орловскому, Слободскому, Уржумскому, Яранскому уездам);
5. Переписи советских хозяйств 1920 г. (бланки земельных описаний, сводные ведомости, учетные бланки регистраторов по некоторым волостям Котельничского и Яранского уездов).
Каждая из вновь составленных описей соответствует определенному уезду Вятской губернии, документы Всероссийской переписи городского населения
1917 г. по Вятской губернии включены в самостоятельную опись. 

В ходе научно-технической переработки были проведены следующие виды работ:
• сформированы новые единицы хранения (в каждую единицу хранения с подворными карточками и земельными описаниями включены документы только по одному населенному пункту; в каждую единицу хранения с повладенными ведомостями и поквартирными карточками – по отдельному кварталу города);
• каждая единица хранения помещена в специальный конверт;
• составлены заголовки единиц хранения;
• дела в описях систематизированы по разделам, в соответствии с наличием определенных видов документов;
• к каждой описи составлен научно-справочный аппарат: титульный лист, содержание, предисловие, географический указатель, список сокращенных слов;
• переработанные описи и переводные таблицы шифров дел включены во вновь составленные описи № 5, 6, 21;
• проведена шифровка дел, нумерация листов, составление листов-заверителей к делам. 

В данное время в целях обеспечения сохранности документов, повышения информативности и облегчения поиска необходимой информации проводятся следующие виды работ:
1) перевод подворных карточек, повладенных ведомостей и поквартирных карточек в электронную форму в целях создания электронного фонда пользования (оцифровывание);
2) составление именного указателя для вновь составленной описи дел с документами Всероссийской переписи городского населения 1917 г. по Вятской губернии (оп. 20);
3) реставрация документов переписи, находящихся в плохом физическом состоянии.

Главный архивист отдела НСА К.А. Лучинина

Организация работы
по реставрации и переплету документов в архиве

  Работа по реставрации, переплету и подшивке архивных документов в ГАКО проводится сотрудниками отдела реставрации и страхового фонда архивных документов с целью устранения причин ускоренного старения и разрушения.
  Все реставрационные работы ведутся в соответствии с требованиями и рекомендациями по реставрации документов, подготовленными ВНИИДАД, Российской национальной библиотекой и др.
  В 2014 г. в архиве разработана и одобрена методической комиссией «Памятка по заполнению технологической карты реставрации архивных документов на бумажной основе». В карте указываются параметры физического состояния документа до и после реставрации, применяемые средства и материалы, а также методики, позволяющие осуществлять контроль за состоянием документа при дальнейшем хранении. Карты вкладываются в отреставрированные дела.
  До 2010 г. реставрацией документов были заняты 3 сотрудника, не имеющие высшего образования, однако, с большим стажем практической работы в архиве (15 – 25 лет).
  В 2010 – 2012 гг. в отдел были введены 3 новые ставки (по одной каждый год). На      1 января 2015 г. штатное количество сотрудников, занимающихся реставрационной обработкой – 5 человек: ведущий архивист и 4 архивиста I категории. Трое из них имеют высшее образование.
  С 2010 г. отдел работает по новым «Нормам времени и выработки на работы и услуги, выполняемые отделом реставрации и страхового фонда архивных документов ГОУ «ГАКО», которые были подготовлены на основании нормативного сборника, разработанного ВНИИДАД в 2009 г.
  За 2010 – 2014 гг. улучшились условия труда сотрудников: отремонтированы 2 комнаты в здании № 2 (ул. Ленина, 138), и с 2010 г. там работают 2 сотрудника отдела (ведущий архивист и архивист I категории). Кабинеты в обоих зданиях оснащены реставрационными столами с подсветом. Для выполнения отдельных операций по реставрации и переплету имеются: обжимные прессы, сабельные и широкоформатные резаки, сверлильные станки, весы технические с разновесами и др. Инструменты и посуда имеются в достаточном количестве.
  В октябре 2013 г. 2 специалиста отдела прошли обучение в Отраслевом центре повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления ВНИИДАД по теме «Реставрация архивных документов» в объеме 40 часов. Это позволило начать внедрение метода доливки бумажной массой ручным способом на столе с подсветом для восстановления целостности документов. Так, в 2013 г. приобретены 2 ручных блендера; в 2014 г. в отделе проведена учеба по освоению данного метода. На 2015 г. запланирована реставрация документов методом доливки бумажной массой в объеме 10 дел.
  В целом объемы работ по реставрации и переплету архивных документов обусловлены планом работ архива и индивидуальными планами сотрудников на текущий год.
  В архиве имеется и работает БД «Физическое состояние архивных документов». Однако, пользоваться ею при планировании пока затруднительно. После усовершенствования программы в 2015 г. будет возможно ее использование при планировании работ по реставрации и переплету, может быть даже в краткосрочной перспективе.
  Реставрационная обработка архивных документов проводится с учетом их особенностей в каждом отдельном случае.
  Бумага при выполнении реставрационных работ может быть использована в качестве основного и вспомогательного материала. Как основной материал бумага используется для восполнения утраченных частей листа документа (макулатурная бумага и писчая).
  При выполнении реставрации документов применяется специальная реставрационная бумага различной плотности и толщины:
 • БКР – бескислотная, равнопрочная, хлопковая для укрепления документов;
 • БДХ – длинноволокнистая, хлопковая (микалентная);
 • японская реставрационная (машинной выработки);
 •«АМ "Чара"» - длинноволокнистая, хлопковая с термопластическими свойствами для восполнения утраченных частей документа.
  В качестве вспомогательного материала используется фильтровальная лабораторная бумага (марка ФН вида С) для отпрессовки и сушки отреставрированных документов.
  Отреставрированные дела возвращаются в архивохранилища, а в БД «Физическое состояние архивных документов» вносятся сведения о проделанной работе, т.е. видах обработки документов (реставрации, переплете, подшивке и т.д.).
  В таблице № 1 приводятся данные об объемах отреставрированных документов за 2009 – 2014 гг.

Таблица № 1.

  Из таблицы видно, что за 5 лет объемы отреставрированных дел и листов в них возросли почти в 2 раза, т.е. на 186,8 %.
  На 2015 г. запланирован переплет 45 архивных дел и реставрация 350 дел (25100 л.).
  Объемы реставрационных работ зависят от категории сложности реставрируемых документов, количества листов в деле, от показателей, заложенных в План мероприятий по обеспечению сохранности архивных документов в КОГКУ «ГАКО» на 2014 – 2016 гг., а также возможностей отдела с учетом его материально-технического обеспечения, количественного и профессионального состава работающих.

Начальник отдела реставрации и страхового фонда
архивных документов Г.Г. Столбова

Обеспечение сохранности метрических книг
фонда Вятской духовной консистории

 Государственный архив Кировской области хранит богатейший массив метрических книг церквей и соборов Вятской епархии с начала XVIII в. с общим объемом более 10000 ед. хр.
 Частые обращения к данному виду документов в связи с увеличением запросов генеалогического характера привели к нарушению условий обеспечения их сохранности. Поэтому в 2007 г. архивом был подготовлен проект «Обеспечение сохранности метрических книг Вятской епархии XVIII – XIX веков» и представлен на конкурс на получение гранта Президента Российской Федерации.
 В 2008 г. архивом был получен грант на осуществление проекта, что послужило основой для создания фонда пользования данных документов на электронном носителе.Были приобретены следующие технические и программные средства:
• персональный компьютер с процессором Intel Core 2 Duo E5200 оперативной памятью 1 Gb и жестким диском 640 Gb;
• цифровая фотокамера Nikon D90;
• программное обеспечение, в том числе графический редактор «Adobe Photoshop CS4»;
Работа по оцифровке метрических книг проводится силами одного специалиста (фотографа). Качество копий контролируется непосредственно после оцифровки путем визуального просмотра на мониторе.Исходя из технических и кадровых возможностей архива оцифровка метрических книг ежегодно планируется и проводится в течение одного квартала.Для хранения цифровых копий используется сервер, системы хранения данных.
 К началу 2015 г. в электронную форму переведены метрические записи 108 ед. хр. за 1735 – 1845 гг. (что составляет примерно 1 % от общего их объема) и 4,77 % - только по оп. 75 фонда № 237-Вятской духовной консистории. Из них 49 ед. хр. в силу своего физического состояния не были доступны пользователям и сотрудникам архива.
 Цифровые копии метрических книг используются для исполнения запросов генеалогического характера и уточнения сведений в БД «Метрические книги церквей Вятской епархии».
 С подключением читального зала к электронному ресурсу электронные копии метрических книг стали доступны большому числу пользователей, что не только сократило выдачу подлинных архивных документов, но и напрямую обеспечило их сохранность для будущих поколений.
 В настоящее время перевод архивных документов в электронную форму стал для архивистов одним из главных направлений деятельности архива.
 В будущем оцифрованные копии метрических книг планируется разместить на официальном сайте архива.

Начальник отдела реставрации и страхового фонда
архивных документов Г.Г. Столбова